המלצות/הנחיות להתקשרות אלקטרונית יעילה ועניינית (ומכובדת-מנומסת)
ה' בירך אותנו להמציא ולהשתמש בזול באמצעי תקשורת אלחוטיים ומהירים. אך התפתחה והשתרשה בחברה תרבות שימוש לא חכם ויעיל, המאופיינת בכתיבה מהירה טרחנית חלקית-מקוטעת ומיותרת, שגורמת להצמדות מיותרת למכשירים האלקטרוניים ולבזבוז זמן, במקום להשתמש בהם בחוכמה ככלי עזר ליהנות מזמן איכות אחר – בעיקר במפגשים אמיתיים (פרונטאליים).
לפיכך, ההנחיה המומלצת המקוצרת היא:
יש לחלק בין שני סוגי התקשרות: כאשר רוצים להתייעץ או להסביר נושא מורכב, כדאי לנהל זאת בשיחת טלפון (או לתכנן טוב ולכתוב פנייה מלאה עם כל המידע הרלוונטי), אך כאשר רוצים להעביר מסר קטן ופשוט - עדיף בהודעה אלקטרונית מלאה וברורה. בהתכתבות אלקטרונית, ראוי לא למהר לכתוב תשובה "נימוסית" מיותרת, אלא להמתין ולענות תשובה מהותית להודעה/בקשה, כדי לחסוך בהודעות שמפריעות להתנהלות, וזאת במיוחד כאשר הצד השני יודע כשההודעה התקבלה ונקראה.
להלן ההנחיות המלאות:
- מתי כן להתקשר? :שימוש בשיחת טלפון מתאים בעיקר לייעוץ (עסקי/אישי/ערכי) או להסבר מורכב:
- צד ראשון שמתקשר והצד השני לא עונה (מכל סיבה שהיא[1]), אזי אין להתקשר שוב (אלא אם כן מבודר על מקרה דחוף/חירום אמיתי), ואין צורך (ולא ראוי) במענה של הודעות מהצד השני שהוא לא יכול לשוחח כעת או שהוא יחזור עוד מעט זמן למתקשר שלא נענה, אלא יש להמתין מספר שעות כדי שהצד השני יתקשר בזמנו (אליי נא להתקשר לטל' הקווי ולהמתין 8 צלצולים ואז לנתק ואם לא חזרתי למתקשר תוך עד חצי יום עבודה, נא לשלוח לאחר מכן הודעת (אליי עדיף וטסאפ)[2] בבקשה שאחזור לשיחת ייעוץ ובה נא לרשום את נושא השיחה ודחיפותו, ואם אפשר גם את תמצית כל ההודעה – והכל בהודעה אחת).
- אם הצד השני לא חזר והתקשר לצד הראשון תוך מספר שעות/יום, יש להתקשר אליו שוב.
- אם הצד השני שוב לא ענה ושוב לא חזר והתקשר לצד הראשון תוך מספר שעות/יום, כנראה שיש סיבה מיוחדת לכך, ואפשר לשלוח את עיקר נושא השיחה המבוקש בהודעה עם עדכון שפעמיים כבר היה ניסיון להשיג בהתקשרות, או ועדיף – פנייה מתוכננת המתארת כל עיקרי הדברים (כדי שהנמען לא יצטרך לדובב מידע נוסף כדי לענות).
- מתי כן לשלוח מסרון? להעברת מסר קטן ופשוט - עדיף בהודעה אלקטרונית, וראוי לא לענות תשובות "נימוסיות" מיותרות להודעה זו:
- פתרון נוח ומתאים להודעות קטנות (וכן העברת מידע שצריך לכתוב כטלפונים/אימיילים/כתובות מספרים ומילים באנגלית) הוא שליחת הודעה אלקטרונית קטנה ופשוטה, ואז הצד השני ייקרא אותה בזמנו כשפנוי. עדיף לשלוח הודעה כזו בתוכנה/יישומון כמו 'ווטסאפ'[3] או 'פייסבוק', שבהן ניתן לראות שהצד השני קיבל וקרא את ההודעה (סימון צבע כחול/'נראה').
- הרבה נוהגים להיות "מנומסים" ולענות להודעה שקיבלו בהודעה קצרה של "קיבלתי" או "תודה"[4], אך כאמור אין בה צורך (במיוחד בסימון הכחול/נראה) שהיא מיותרת ומפריעה ומצמידה את הצדדים שוב לסמארטפון. ברירת המחדל בין חברים או אנשים שעובדים או בעלי מטרה מוסכמת בהתקשרותם הכללית היא שסימון כחול משמעותו "קיבלתי, תודה, אטפל במה שצריך בקרוב ואעדכן עניינית..".
- כמו"כ, גם הודעה "נימוסית" של דיווח מיותר כמו "אטפל בזה בשעות הקרובות" היא מיותרת ומפריעה, כי זה ברור מאליו וברור שכך הצד שקיבל יעשה (ואם לא ברור, אז כן יש להודיע שאין כוונה כזו, או שאין ביכולתו לענות תוך זמן סביר).
- התשובה (היחידה) שעל המקבל הודעה לענות היא תשובה מהותית לגוף ההודעה, ורק אם כזו נדרשת, וזאת בטווח של עד יומיים מיום קבלת ההודעה (אלא אם בוקש אחרת).
- בהודעת התשובה המהותית יש לענות תשובה מלאה בהתייחסות לכל הנקודות שהועלו[5] וכן נקודות נוספות אחרות שעולות, כולן בהודעה אחת, כאשר מפרידים בין נושא לנושא בשורה רווח. אם בהודעה התבקש הנמען לבצע משימה קטנה/פשוטה (כגון להתקשר לצד ג' או לבדוק אימייל שנשלח אליו), הרי שקודם (בזמנו בשעות הקרובות) עליו לנסות לעשות את המשימה, ורק לאחר מכן לעדכן אם הצליח או מה עלה בידו לעשות. דוגמאות בהערת השוליים[6].
- דוגמה להתכתבות לקביעת והגעה לפגישה:
- לתת מספר מועדים שלצד השני שיוכל לבחור מביניהם, לציין כמה זמן דרושה הפגישה.
- מקובל לאחר עד כרבע שעה (אלא אם הודגש מראש או ברור שצד השני לחוץ בזמן), כך שאם האיחור הינו בגבול של עד 15 דק', אין צורך להודיע על כך. אם האיחור הוא יותר, ראוי באותה הודעה לכתוב בכמה זמן מוערך האיחור. אם בכלל לא מסתדר וצריך לבטל פגישה זו, אך כן לדחותה למועד אחר, אז יחד עם הודעת הביטול יש לכתוב זמנים אחרים שבה מבוקש לקיים את הפגישה שנדחית.
- כתיבת הודעה של איחור/ביטול
- הפחתת מספר הפעמים של בדיקת הודעות בפלאפון/במחשב:
- מעבר לאמור לעיל על המיותרות וההפרעה של תגובה "תודה" או "קיבלתי" וכדומה, הרי שלעיתים מתנהל דיון או דיאלוג התכתבותי. גם בדיון כזה, ראוי לרכז בתגובה אחת כמה שיותר מלאה (אפשר ומומלץ שיהיה בה רווחים בין השורות עם נושאים שונים), במקום הרבה הודעות קטנטנות בשליחות נפרדות (המכונה: "סימוס יתר"). זו עבודת טובה על מידת הסבלנות של האדם, וודאי שהיא בסיס חוכמה לחיים: "חָזִיתָ--אִישׁ, אָץ בִּדְבָרָיו: תִּקְוָה לִכְסִיל מִמֶּנּוּ" (משלי כט').
- הדבר מקבל משנה תוקף ועובר להפרעה חמורה בדיון אלקטרוני של קבוצות (במיוחד קבוצת ווטסאפ), וכאן החלוקה לשני סוגי מסרים היא שונה: (לרוב) מטרת קבוצה היא להעביר הודעות חיוניות, ואילו חברי הקבוצה יעקבו פחות (וחלקן אף יעזבו) כאשר ישנן עודף הודעות מיותרות בדיון הקבוצתי, ולכן מומלץ כאשר רוצים להגיב הערות ותודות קטנות שרלוונטיות בעיקר לכותב-המפרסם, לשלוח הודעה אישית רק לו. יתרון נוסף לכך הוא היכולת לחפש בתוך שרשור הודות הקבוצה ולחפש הודעה חשובה, במקום להתפזר בין הודעות אישיות ותגובות נימוסיות מיותרות.
- מתי כן ואיך לשלוח אימייל-דוא"ל? : כותרת ושרשור
- האימייל-דוא"ל מהווה כלי עבודה יעיל וחשוב לרוב העבודות המודרניות, וגם בו מומלץ להשתמש בחוכמה:
- אם ההתכתבות הינו בנושא קיים עם כותרת רלוונטית, אזי ראוי לחזור לאותו מייל עם כותרת הנושא, ואז לשלוח הודעה נוספת באמצעות 'השב' לאותו גורם, ואם רוצה לצרף גורם נוסף/אחר, ניתן למחוק ולהוסיף נמענים מבלי לשנות את הכותרת – וכך נשמר השרשור.
- עם זאת, כאשר מוסיפים נמענים חדשים, צריך לבדוק שההודעות הישנות מהשרשור רלוונטיות גם להם – אחרת יש למחוקם.
- אם רוצים לשלוח אימייל-דוא"ל חדש, הרי שראוי תחילה לנסח כותרת מתאימה שתוכל לשמש המשך שרשור באותו נושא.
- יתרון הכותרת שמתאימה לנושא ובה שרשור הודעות רלוונטיות, מנגישה ומקלה למצוא מלל מסכת התכתבויות על קבציהם.
- יוער כי הודעות של אימיילים-דוא"ל מתאימות בעיקר להודעות רשמיות ו/או עם קבצים, ואילו נקודות קטנות עדיף בצ'אט ולפי ההנחיה לעיל בסעיף 1.
הצעות אלו באות כדי להגדיר ולחדד את המושגים "כבוד", "נימוסין", "מוסר תקשורי" וכדומה, ובעיקר כדי לייעל וצמצם לנוחות של כמות השימוש בתקשורת האלקטרונית העודפות. בנוסף על כך, הרי שהתנהלות כזו מוכחת כבריאה ומועילה:
- הקלות הבלתי נסבלתי של הSEND- מדור: 'בגובה העיניים': גיליון 12603 פרשת 'מקץ http://www.zomet.org.il/_Uploads/1602.pdf
- פגיעות התנהגותיות ובסגנון החיים משימוש בסמארטפון: http://www.baba-mail.co.il/content.aspx?emailid=27372
- סימוס יתר פוגע בעמוד השדרה: http://www.nrg.co.il/online/55/ART2/650/281.html
- סימוס יתר מגביר אלימות ומיניות: http://www.ynet.co.il/articles/0,7340,L-3982120,00.html
- משרד הבריאות מזהיר בעקבות המכון האמריקני לחקר סרטן: יש לצמצם שימוש ילדים בסלולרי: http://www.nrg.co.il/online/29/ART1/765/602.html
- ממוצע השימוש בסמארטפון עומד נכון להיום על שעתיים ורבע ליום: http://www.geektime.co.il/get-rid-of-smartphone-addiction/
- 5 מחקרים שמוכיחים עד כמה הסלולרי מסוכן: http://www.mako.co.il/nexter-cellular/Article-2181bb7543aa231006.htm
- נומופוביה (התמכרות לפלאפון): https://he.wikipedia.org/wiki/%D7%A0%D7%95%D7%9E%D7%95%D7%A4%D7%95%D7%91%D7%99%D7%94
- תמונות
- הרב יוני לביא "בגובה העיניים", עלון 'שבת בשבתו' פרשת 'מקץ', חנוכה תשע"ו 12/12/15.
http://www.tsedek.com/overtexting
[1] לעיתים קורה שצד מסוים רוצה להודיע מסר קטן ופשוט לצד השני, אך הוא מנסה להשיג את הצד השני טלפונית, ואילו הצד השני אינו זמין (מכל סיבה שהיא ) או שמעדיף לא להתנהל בשיחות טלפון שאינן הכרחיות, ואז לאחר מכן שוב אחד הצדדים מנסה להתקשר לצד השני, ולעיתים עוד מספר פעמים יש 'טלפון שבור' עד ששני הצדדים זמינים ומצליחים לשוחח ולהעביר את המסר הקטן והפשוט.
[2] השימוש בווטסאפ מתאים כאשר בודקים אותו בתדירות סבירה כמו מסרונים, אך אם רשומות להרבה קבוצות מקשקשות, אז הנטייה לא לבדוקו נוכח הסתמיות בהודעות הסרק. יש להגדיר בהגדרות האפליקציה ש'אינטר' – Enter ישמש כהורדה שורה ולא כשליחת הודעה (כדי להפריד בין נושאים בהודעה מרוכזת).
[3] באפליקייצת ווטסאפ כאשר שולחים לקבוצה קטנה של אנשים בודדים, ראוי במיוחד לא לענות תגובה מיותרת בהקדם (כמו "קבלתי" או "תודה"), כדי ששולח ההודעה יוכל לדעת מתי כולם קיבלוה – כאשר יסומן לו 2 הוי-V בכחול.
[4] אם בכל זאת הצד השני רוצה להיות נחמד/מנומס/מכבד/מוסרי וכן לענות הודעה של "קיבלתי" או "תודה", הרי שככל שסביר שההתקשרות בין הצדדים תמשיך להתנהל בימים הקרובים, כך ראוי לשלבה בתחילת השיחה או ההודעה הבאה החדשה (והמהותית)..
[5] עולה שאלה בעניין, מה קורה כאשר הצד השני-הנמען אינו עונה על כל השאלות שנשאל, ובמקום זאת, אף שואל שאלה/ות חדשה משלו – האם אז על הצד הראשון (השואל המקורי) לחזור שוב על שאלותיו, לענות גם על השאלות החדשות של הצד השני, הכל או כלום?
[6] היה והשאלה היתה בחירה בין מספר אפשרויות, אזי על מקבל ההודעה לענות לאחר שיבדוק את כולן או ייבחר ואז יענה שבדק ובחר במסוימת. היה ומקבל ההודעה צריך ייעוץ לגבי חלק מהאפשרויות או אחר, עליו לענות, יחד עם שאלתו, מה המגמה נראה לו וכו'.
